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ASSITANTE DE SCOLARITÉ

Alger | CDI
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description du poste

L’Assistante de scolarité assure la gestion et le suivi administratif et pédagogique du parcours des étudiants, depuis leur admission et leur inscription jusqu’à la délivrance de leur diplôme. Sous l’autorité du Directeur pédagogique, elle veille à la fiabilité des dossiers et des données de scolarité, coordonne les procédures liées au suivi des enseignements, aux évaluations, aux examens et aux délibérations, et assure le suivi administratif des jurys d’évaluation des rapports de stage et des soutenances. Elle contribue également à la qualité de l’accueil et de l’accompagnement des étudiants, tout en veillant au respect des dispositions réglementaires et des procédures en vigueur édictées par le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique (MESRS).

Le profil demandé

  • Diplôme de niveau Bac+3 minimum en administration, gestion, secrétariat ou domaine équivalent.
  • Expérience souhaitée dans un service de scolarité, un établissement d’enseignement ou un organisme de formation.
  • Bonne connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et des procédures de gestion de la scolarité.
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique) et capacité à utiliser un logiciel de gestion de la scolarité (PROGRESS ou équivalent).
  • Bonne capacité rédactionnelle pour la préparation des courriers et documents administratifs.
  • Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités.
  • Discrétion, confidentialité et sens des responsabilités.
  • Bon relationnel, écoute et diplomatie avec les étudiants et les enseignants.
  • Autonomie, réactivité, esprit d’équipe et capacité d’adaptation.

Informations complémentaires

Missions :
  • Assurer l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants, des enseignants et des partenaires, ainsi que le traitement des demandes physiques, téléphoniques et électroniques.
  • Gérer et suivre les dossiers administratifs des étudiants, de leur admission à la délivrance du diplôme (inscriptions, réinscriptions, transferts, équivalences, interruptions et reprises d’études).
  • Assurer la saisie, la mise à jour et la fiabilité des données de scolarité dans le système d’information, dans le respect des procédures et de la confidentialité.
  • Préparer et délivrer les documents administratifs liés à la scolarité (attestations, certificats, cartes d’étudiants, relevés de notes et attestations de réussite).
  • Participer à l’organisation et au suivi des activités pédagogiques, notamment les inscriptions pédagogiques, les examens, les rattrapages et les délibérations.
  • Préparer les dossiers et documents nécessaires aux jurys, commissions pédagogiques et conseils des études, et assurer le secrétariat des réunions.
  • Assurer la diffusion des informations et la rédaction des courriers, notes et documents administratifs destinés aux étudiants et aux équipes pédagogiques.
  • Collaborer avec les responsables pédagogiques, les enseignants et les différents services de l’établissement afin de garantir le bon fonctionnement de la scolarité.
  • Contribuer à l’amélioration des procédures de gestion de la scolarité et veiller au respect de la réglementation en vigueur.
    • Référence : OTO 1748
    Secteur d'Activité : Services
    Fonction : Assistant et secrétariat
    Niveau poste demandé : Intermédiaire
    Niveau d'étude : BAC+3
    Experience : 1 à 2 ans
    Postes Disponibles : 1

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